Kirjanpidon tapahtumatasoisen tiedon hyödyntämistä työstettiin yhteiskehittämisen työpajassa eri taustaisten toimijoiden kanssa huhtikuussa. Raportoinnin yhtenäistäminen nähdään mahdolliseksi tapahtumatasoisen vakioidun kirjanpitoaineiston avulla. Taloushallintoala toivoo joustavia ratkaisuja, jollainen raportoinnissa voisi olla suppea vakiomuotoinen viitetilikartta erilaisilla seurantakohteilla. Tätä selvitetään meneillään olevassa kokeilussa tarkemmin.
Yrityksen digitalous –hankkeessa yhteiskehittämistä tehdään muun muassa kokeiluissa ja työpajoissa yhteistyössä yritysten, julkishallinnon organisaatioiden ja sidosryhmien kanssa. Huhtikuussa järjestettiin kaikille avoin yhteiskehittämisen työpaja kirjanpidon tapahtumatasoisen tiedon vakioinnista ja hyödyntämisestä.
Työpajaan osallistui kaikkiaan 24 eri alan toimijaa ja 11 hankelaista. Osallistuneilta saatiin tärkeää ymmärrystä tapahtumatasoisen aineiston vakiointiin ja osallistujat kokivat, että on hyödyllistä käydä yhteistä keskustelua asiasta, vaikka kehitystyössä ollaan vasta alkuvaiheessa.
Tapahtumatasoisella tiedolla voisi täyttää erilaisia tietotarpeita, mutta vakioinnin toteutus vaatii selvitystyötä
Tilastokeskus, Verohallinto ja verokonsultit hyötyisivät sekä arvonlisäverotuksen että tuloverotuksen koodistosta. Tosin tuloverotuksen toteuttamisessa transaktiokohtaisesti olisi vielä ratkottavia haasteita.
Jo ennen työpajaa tiesimme, että Liikekirjurin tilikartan tietosisältö tuottaa melko hyvin tuloverotuksen ja tiettyjen tilastoinnin tietotarpeita. Se ei kuitenkaan yksinään anna riittävästi tietoa esimerkiksi verotuksessa vähennyskelpoisuudesta, mutta saisimme puuttuvat tiedot vakioitujen seurantakohteiden avulla.
Osallistujat näkivät, että taseen muutokset sekä verotuksen poistoprosentit seurantakohteina ovat vaikeasti toteutettavia. Sellaisenaan ne olisivat myös riittämättömiä, sillä tietoa tarvitaan esimerkiksi poistomenettelystä.
Työpajassa tunnistettiin, että myynnin toimialoittainen jaottelu olisi hyödyllinen etenkin Tilastokeskukselle, mutta joissakin tapauksissa myös verotarkastukselle. Tilintarkastuksen ja verotarkastuksen tietotarpeet ovat pitkälti samat.
Yrityskauppaan liittyvässä Due Diligence-prosessissa tilinpäätös on riittävä arvioinnin tekemiseen, mutta rahoituslaskelman laajemmasta käytöstä olisi hyötyä yrityksille. Yritysten lyhytaikaisen rahoituksen tarpeisiin olisi hyvä saada tietoa tarkemmalla tasolla taseen eristä sekä myyntisaamisista.
Tilikartan ja seurantakohteiden käyttö kirjanpidossa
Työpajassa hankelaiset saivat tärkeää ymmärrystä siitä, miten tilikartan ja lisäseurantakohteiden yhdistelmä voisi toimia kirjanpidossa ja raportoinnissa. Tärkeänä esiin nousseena huomiona on, että yrityksille on löydettävä erilaisia raportointitapoja, mutta suppea vakiomuotoinen viitetilikartta ja tietyt seurantakohteet mahdollistavat joustavuutta paremmin kuin esimerkiksi yksi raportoinnin viitetilikartta.
Saimme myös arvokasta ymmärrystä ehdotettujen seurantakohteiden toteutettavuudesta.
Arvonlisäverotuksen, tuloverotuksen verotuskannanotto ja tilastoinnin nykytarpeisiin tehtävät erittelyt ovat toteutettavissa työpajan perusteella. Sen vuoksi jatkamme kokeilun edistämistä vakioidulla tietosisällöllä siten, että kyseiset erittelyt toteutettaisiin työpajassa valituilla erillisillä seurantakohteilla.
Työpajassa tuli esille yritysten erilaiset tarpeet ja kyvykkyydet seurantakohteiden käyttöön
Työpajassa koettiin, että, kirjanpidon laatu parantuisi, jos tarvittavat raportointivaatimusten käyttämiseksi vaadittavat kannanotot tehdään kirjauksiin reaaliaikaisesti. Se myös jakaisi kirjanpitäjän työtaakkaa vuoden aikana. Kirjanpidossa saattaisi tulla lisätyötä uusista raportointitarkoituksiin vaadittavista seurantakohteista yrityksen omien seurantakohteiden lisäksi. Sen kääntäminen liiketoiminnallisesti kannattavaksi voi olla haastavaa.
Yritysten osalta huolta aiheutti resurssien riittävyys mahdollisten uusien vaatimusten täyttämiseksi. Muutoksista aiheutuvien kustannusten taso voi olla suhteellisesti isompi pienille ja keskisuurille yrityksille.
Raportoinnin seurantakohteet mahdollistaisivat parempaa data-analyysiä sekä automaatiotarkistuksia. Kansainvälisessä ympäristössä toimivalle yritykselle lisähaasteita aiheutuu myös, jos eri maissa raportointivaatimukset eriävät suuresti toisistaan. Tarvitsemme lisäselvitystä seurantakohteiden toimivammasta toteutuksesta, eri ratkaisumahdollisuuksista, verolajien verotuskannanottojen toimivimmasta toteutuksesta sekä tietoturvan varmistamisesta.
Markkinoilla on tarjolla ohjelmistoja, joissa on laajalti automatiikkaa tiliöinnin osalta jo tällä hetkellä. Työpajassa nähtiin mahdolliseksi, että automatiikka ja tekoäly tarjoaa paljon mahdollisuuksia seurantakohteiden sisällyttämiseksi automaattisesti kirjauksiin. Lisäksi ohjelmistoissa saattaa tulla vastaan rajoituksia seurantakohteiden määrän suhteen.
Mitä seuraavaksi?
Seuraavaksi hankkeessa edistetään tapahtumatasoisen tiedon kokeilua työpajassa toimiviksi havaituilla seurantakohteilla. Kokeilussa testataan kuinka vakiomuotoinen ja -sisältöinen kirjanpidon tapahtumatason tieto toimisi tulovero- ja arvonlisäveroilmoittamiseen, tilastointiin sekä tilintarkastukseen. Kokeilussa halutaan myös selvittää tietojen hyödynnettävyyttä esimerkiksi tilintarkastuksessa, verotarkastuksessa, rahoitus-, analyysi- ja benchmarking-prosesseissa.
Hanke tuottaa julkisesti saataville olevaa testidataa Minisuomi-ympäristöön, josta se on vapaasti haettavissa ja kokeiltavissa. Kannustamme kiinnostuneita testaamaan aineistoa ja toivomme, että kiinnostuneet jakaisivat oppeja myös Yrityksen digitalous -hankkeelle aineiston toimivuudesta ja testauksessa nousseissa havainnoista.