Yrityksissä tehdään paljon manuaalista työtä taloustietojen raportoinnissa viranomaisille. Nykyisten sähköisten palveluiden käyttö ei vähennä asioinnin tarvetta, vaan tarvitaan uudenlaisia automaatiossa toimivia ratkaisuja. Kansallinen keskitetty tiedonvälitys yritysten taloustiedoille vähentäisi manuaalista työtä yrityksissä.
Yrityksen digitalous -hankkeen päättyessä Verohallinto sai tehtäväkseen valmistella keskitettyä tiedonvälityksen ratkaisua helpottamaan yritysten viranomaisraportoinnin hallinnollista taakkaa. Kyseessä olisi kansallinen ratkaisu, jonka kautta yritysten taloustiedot siirtyvät korkealla automaatiolla viranomaisille. Tavoitteena on, että tietojen ilmoittaminen viranomaisille yksinkertaistuu ja asiointitarve vähenee.
– Sopivan ratkaisun löytämiseksi sekä kustannusten ja hyötyjen analysoimiseksi olemme tehneet Verohallinnossa erilaisia tutkimuksia. Vastaajina ovat olleet eri rooleissa toimivat taloushallinnon ammattilaiset sekä tilitoimistoissa että yrityksissä, ohjelmistotalot sekä muut viranomaiset ja tiedonhyödyntäjät, hankepäällikkö Anniina Korhonen kertoo.
Yrityksille ja tilitoimistoille suunnatuissa tutkimuksissa selvitettiin erityisesti verotuksen prosesseja, koska verotus aiheuttaa yrityksille suurinta viranomaisraportoinnin hallinnollista taakkaa. Viidennes tutkimuksiin vastanneista raportoi taloustietoja Tilastokeskukselle vuosittain.
Yrityksissä käytetään edelleen paljon työaikaa tietojen antamiseen viranomaisille manuaalisesti
Kirjanpidon ammattilaisten kyselyn ja haastattelujen mukaan verotus on jo sulautunut osaksi kirjanpidon järjestämistä, sillä 86 % vastaajista tekee verotuksellista tulkintaa tiliöinnin yhteydessä. Viranomaisraportoinnissa on silti manuaalista työtä. Kyselyn mukaan viranomaisraportoinnissa menee keskimäärin enemmän aikaa tuloveroilmoituksen manuaaliseen täyttämiseen kuin verokohtelun selvittämiseen.
– Yritykseltä kuluu keskimäärin tunti tuloveroilmoituksen manuaaliseen täyttämiseen ja noin 15 minuuttia arvonlisäveroilmoituksen täyttämiseen. Kokonaisuudessaan manuaalista työtä on selkeästi vähemmän silloin, kun verotukseen liittyvät tulkinnat tehdään heti kirjanpidon tiliöinnin yhteydessä. Tällöin tietoa ei tarvitse hakea esille ja käsitellä uudelleen myöhemmässä vaiheessa. Jokaisesta yksittäisen tositteen uudelleenkäsittelystä aiheutuu aina muutaman minuutin lisätyö, toiminnallinen asiantuntija Otto Kuokkanen Verohallinnosta kertoo.
Vaikka ajankäyttö on yksittäisen ilmoituksen kohdalla pientä, yhteiskunnallinen merkitys voi olla suuri. Suomessa yrityksillä kuluu arvonlisäveroilmoituksen manuaaliseen täyttöön yhteensä noin 150 000 työpäivää vuodessa, joka tarkoittaa 27 miljoonaa euroa. Tuloveroilmoituksen manuaaliseen täyttöön kuluu puolestaan noin 60 000 työpäivää vuodessa, joka tarkoittaa 11 miljoonaa euroa. Ajankäyttö on yllättävän suurta siihen nähden, että yli 80 prosenttia vastaajista piti ohjelmistoaan kehittyneenä automaation suhteen.
Moni yritys jättää hyödyntämättä ohjelmistonsa kyvyn rajapintailmoittamiseen. Tietojen siirto taloushallinnon järjestelmästä viranomaisen sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeelle on manuaalista työtä ja vie aikaa. Haastattelujen perusteella tällainen tietojen manuaalinen siirto nähtiin osana tietojen oikeellisuuden tarkistamista.
– Laadukkaat tarkistussäännöt, järjestelmän tuottama automaattinen palaute sekä tiedon rakenteisuus vähentäisivät tarvetta raportoitavien tietojen esikatseluun ja tarkastamiseen. Tutkimuksemme mukaan esimerkiksi tuloveroilmoituksessa esikatseluun kuluu yli 10 minuuttia. Tutkimuksen pohjana olleelle joukolle se tarkoittaa noin 13 000 päivää vuodessa ja työajan kustannukseksi muunnettuna se vastaisi karkeasti noin kolmea miljoonaa euroa vuodessa, Otto tulkitsee.
Tulokset ovat lupaavia, koska viranomaisraportoinnin työvaiheita tehostamalla ja automaatiota hyödyntämällä voidaan vähentää yritysten hallinnollista taakkaa. Tämä edellyttää kuitenkin yhteistä tahtotilaa ja kehitystä kohti digitaalista viranomaisraportointia. Keskitetyllä tiedonvälityksellä voidaan lisäksi poistaa päällekkäistä raportointia. Lähes puolet tilastoraportointia tekevistä kirjanpitäjistä koki, että Tilastokeskukselle raportoidaan paljon samoja tietoja kuin Verohallinnolle.
– Valmistelemme uudistusta yhdessä ohjelmistotalojen ja muiden sidosryhmien kanssa, jotta ratkaisu vastaa eri toimijoiden vaatimuksiin sekä yhteiskunnan muuttuviin tarpeisiin. Tavoitteena on myös saada raportoitava tietosisältö sellaiseksi, että jälkikäteen tehtävät selvityspyynnöt ja niihin vastaaminen vähenisi merkittävästi, Anniina kertoo.
Selvitys uudistuksen lähtökohdista ja vaikutuksista valmistuu alkuvuodesta 2026.
Millaisesta uudistuksesta on kyse?
Uudistuksessa on kyse kansallisesta keskitetystä ja yhteiskäyttöisestä tiedonvälityksestä. Sen tarkoituksena on keventää yritysten viranomaisraportoinnin hallinnollista taakkaa. Tulevassa ratkaisussa yritysten taloustietoja välitetään automatisoidusti taloushallinnon järjestelmistä ja operaattoreilta viranomaisille vakioituina tietosisältöinä.
Muutoksen tarkoituksena on rakenteistaa ja standardisoida yritysten keskeiset taloustiedot, jotta tieto saadaan yhteiskäyttöiseksi. Yhteiskäyttöisten tietojen perusedellytys on se, että tiedot ymmärretään ja niitä käytetään samassa merkityksessä. Kun raportointitarpeet huomioidaan jo tiliöintivaiheessa, ei tarvita erillistä raportoinnin työvaihetta, jossa tietoja summataan ja kerätään erilaisia viranomaisraportteja varten.
Suunnitelman mukaan valmisteluvaiheen on tarkoitus kestää syksyyn 2027. Ratkaisun ensimmäisen vaiheen käyttöönotot ajoittuisivat 2030-luvun vaihteeseen. Toteutuakseen uudistus edellyttää lainsäädäntömuutoksia. Pitkän aikavälin tavoitteena on, että myös muut toimijat voivat hyödyntää samaa tietoa lainsäädännön mukaisesti.