Yrityksen digitalous -hankkeen kokeilussa havaittiin, että digitaalisen tilinpäätöksen muodostaminen ja lähettäminen kaupparekisteriin taloushallinnon ohjelmistosta on varsin yksinkertaista eikä vaadi ohjelmistoyrityksiltä kohtuuttomasti resursseja. Tietojen hyödyntäjiltä digitilinpäätökset säästävät aikaa, vaivaa ja rahaa.
Digitaalisissa tilinpäätöksissä tiedot esitetään vakioidun rakenteen mukaisesti yhdenmukaisessa muodossa ja tietyssä järjestyksessä. Tämä muun muassa mahdollistaa tietojen lukemisen koneellisesti ja vähentää riskiä siitä, että tilinpäätöksestä puuttuisi oleellisia tietoja.
Ohjelmiston kehitys sujui kohtuullisilla resursseilla ja tuella
Kokeilussa kaksi ohjelmistoyritystä, Oscar Software Oy ja Admicom Finland Oy, kokeilivat digitilinpäätöksen muodostamista taloushallinnon ohjelmistossa ja lähettämistä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin mahdollisimman automatisoidusti.
Molemmat osallistuneet ohjelmistoyritykset pitivät kokeilun tuloksia myönteisinä:
- Toteutus oli melko yksinkertaista.
- Tarvittujen resurssien määrä oli maltillinen.
- Itsenäinen kehitystyö onnistui hyvin esimerkkiaineiston pohjalta.
- Materiaalit olivat hyvät ja tuki riittävää.
Varsinainen tuotantokäyttö on näillä näkymin mahdollista aloittaa jo kuluvana vuonna.
Osakeyhtiön digitaalisia tilinpäätöksiä on lähetetty ohjelmistosta kaupparekisteriin vuodesta 2019 lähtien mutta toistaiseksi vain yhdestä taloushallinnon ohjelmistosta.
Digitilinpäätöksen muodostaminen ja lähettäminen edellyttävät tarvittavien toiminnallisuuksien rakentamista ohjelmistoon ja sopimusta PRH:n kanssa yhteyden avaamiseksi tilinpäätöksiä vastaanottavaan rajapintaan.
Tietojen hyödyntäjille merkittäviä säästöjä
Kokeilussa selvitettiin myös tietojen hyödyntäjien, kuten tietopalveluyritysten, tarpeita digitilinpäätöksille.
Kaupparekisteriin vuosittain ilmoitettavista 260 000 tilinpäätöksestä valtaosa on tällä hetkellä pdf-tiedostoja. Tietojen hyödyntäjät joutuvat käsittelemään tiedostoja manuaalisesti saadakseen niistä tarvitsemansa tiedot.
Kokeilussa haastateltujen käyttäjien mukaan digitilinpäätöksistä on useita etuja:
- Tietoja voidaan hyödyntää paljon tehokkaammin.
- Digitilinpäätökset tuovat merkittäviä säästöjä joko suoraan rahallisesti tai välillisesti automaation kautta.
- Tietojen manuaaliseen tallennukseen käytetyt resurssit voidaan ohjata tuottavampaan työhön.
- Tiedot saadaan julkisiksi nopeammin, koska rekisteröinti on nopeampaa eikä hyödyntäjien tarvitse käsitellä tietoja.
- Tietojen laatu paranee, koska digitilinpäätökset sisältävät todennäköisemmin lain vaatimat tiedot.
Lisätiedot
Juho Mäkinen, PRH, juho.makinen(at)prh.fi
Elina Koskentalo, Arccos Consulting Oy, elina.koskentalo(at)arccos.fi
Lue lisää kokeilusta: Tilinpäätöstietojen tuottaminen digitaaliseen muotoon