Tositteiden tiedon laadun ja taloushallinnon standardien kehittäminen edistäisi digitaalisuutta ja sujuvoittaisi taloushallinnon prosesseja, selvisi asiakas- ja käyttäjätutkimuksesta.
Keräsimme tilitoimistojen ja yritysten sisäisen taloushallinnon ammattilaisilta asiakasymmärrystä taloushallinnon kokonaisuudesta sekä kirjanpidosta. Kyselyyn vastasi 118 henkilöä syksyn 2023 ja kevään 2024 aikana. Lisäksi haastattelimme kahdeksaa taloushallinnon ammattilaista.
Tällä hetkellä yrityksissä ja tilitoimistoissa käytetään automatikkaa, jos se tehostaa kirjanpitäjän työtä. Yhtenä esimerkkinä nousi sähköisten tositteiden käyttö, joka lähtökohtaisesti sujuvoittaa kirjanpitäjän työtä ja mahdollistaa taloushallinnon prosessien automatisointia. Tilitoimistoilla onkin tärkeä rooli yritysten digitalisoitumisessa, sillä he ohjaavat asiakkaitaan aktiivisesti sähköisten tositteiden kuten verkkolaskujen ja pankin tiliotteiden käyttöön.
Tositteiden tiedon laatu vaikuttaa digitaalisten ratkaisujen kehittämiseen
Vastauksissa nousi esille, että yksinkertaiset laskut toimivat hyvin automaatiokäsittelyssä, mutta esimerkiksi poikkeuksellisissa laskutuksissa automaatio ei usein toimi. Tositteissa tällä hetkellä oleva tietomäärä ei ole riittävä, jotta digitaalisia ratkaisuja voisi kehittää edelleen, etenkin eKuittien osalta kehitystä vielä odotellaan, kun taas verkkolaskujen osalta kehitystä on jo tehty.
Laskujen osalta kehitettävää on tietokenttien sisällössä, esimerkiksi tuotenimikkeet ja -katalogit auttaisivat kuvaamaan myytyjä tuotteita tai palveluja paremmin. Lisäksi asiat tulisi olla aina samoissa kohdissa laskua. Myös standardien ohjeistuksessa ja niiden noudattamisessa havaittiin puutteita.
Virhetilanteita tiliöinnin vienneissä aiheuttavat muun muassa yrityskohtaiset käsittelysäännöt, jos niitä ei ole opetettu järjestelmälle. Vastauksista selvisi myös, että tiliöinnin yhteydessä kaikki ohjelmistot eivät osaa lukea rivitason tietoja. Samoin laskustandardien käyttöön liittyy virheitä ja käytössä on vanhoja laskuformaatteja, joka hankaloittaa tiliöintiautomatiikan toimintaa. Automaatioratkaisut pohjautuvat usein laskun toimittaja-tietoon, jolloin haastetta laskun sujuvaan käsittelyyn aiheuttaa se, jos sama toimittaja lähettää yritykselle eri tavalla käsiteltäviä laskuja. Vastauksissa toivottiin yhtenäisimpiä menettelyitä ja tiukempia vaatimuksia laskustandardien käyttöön.
Järjestelmäintegraatiot koetaan työtä helpottaviksi, mutta integraatioiden rakentamisen kustannukset rajoittavat niiden kehittämistä
Kun tiedot ovat yhteismitallisia olisi järjestelmäintegraatiot todennäköisesti helpompia toteuttaa. Tavallisimpia esimerkkejä käytössä olevista järjestelmäintegraatioista ovat tiedon siirto toiminnanohjausjärjestelmästä kirjanpito-ohjelmaan, laskutuksesta kirjanpitoon, työaikajärjestelmästä palkanlaskentaan ja matkalaskuohjelmasta taloushallintoon. Nykyisellään järjestelmäintegraatiot voivat tulla kalliiksi ja ne koetaan työläiksi.
Vastauksissa tunnistimme noin 40 kappaletta taloushallinnon käyttöön suunniteltua ohjelmistoa, joita kehitetään edelleen aktiivisesti. Näiden ohjelmistojen kehittäminen käyttämään samoja taloushallinnon standardeja sekä tositteiden että raportoinnin osalta on avainasemassa taloushallinnon digitalisaatiossa.