Målet i framtiden är att när du gör beställningar, fakturerar kunder eller skapar kvitton, skulle dokumenten och verifikaten vara strukturerade, dvs. maskinläsbara, och överföras digitalt. Digitala beställningar kallas för upphandlingsmeddelanden, fakturor för nätfakturor och kvitton för eKvitton. Digitala verifikat överförs mellan företag och system via gränssnitt. I framtiden kan informationen förmedlas också mellan digitala identitetsplånböcker. Läs mer om upphandlingsmeddelanden, nätfakturor och eKvitton.
Här följer ett exempel på hur digitala verifikat skulle fungera i framtiden:
- När affärspartner ingår avtal gör de upp en katalog över de produkter och tjänster som avtalet avser samt de priser som överenskommits för dem.
- När det ena företaget gör en beställning bildas ett maskinläsbart, dvs. ett strukturerat, upphandlingsmeddelande i enlighet med den överenskomna katalogen. Eftersom uppgifterna i beställningen är maskinläsbara, överförs de automatiskt och datasäkert och omedelbart till affärspartnerns system (till exempel försäljningsreskontra, lagersystem, system för styrning av verksamheten).
- På samma sätt överförs en maskinläsbar beställningsbekräftelse från leverantören till beställaren.
- Efter att produkten eller tjänsten har levererats, bildas fakturan utifrån den strukturerade informationen i beställningen och beställningsbekräftelsen.
- När fakturan anländer till beställaren konteras den automatiskt i inköpsreskontra.
- I princip gör den formbundna, strukturerade produkt- och tjänstekatalogen som gjorts upp i samband med anbudet, upphandlingsbeslutet och avtalet det möjligt att kontrollera huruvida– fakturauppgifterna motsvarar till exempel tim- eller dagspriserna och huruvida produkternas stycke- eller partipriser motsvarar de överenskomna priserna i katalogen.
- Företaget kan själv bestämma när fakturorna sakgranskas och godkänns.
- När verifikaten över affärstransaktionerna är strukturerade, överförs konteringsuppgifterna i verifikaten automatiskt till båda parternas bokföring och också till olika rapporter.