Automatisk ekonomiförvaltning ger företagen många fördelar.
Med hjälp av den kan man
- effektivisera de ekonomiska processerna,
- förbättra informationens kvalitet,
- minska felen och
- avlägsna det manuella arbetet som belastar ekonomiförvaltningen och företagen.
När informationen överförs direkt från kvitton och andra verifikat till ekonomiförvaltningssystemen minskar den manuella hanteringen av verifikaten och överlappande arbetsskeden faller bort, vilket effektiviserar företagens och den offentliga förvaltningens verksamhet. Även fel som beror på manuell kopiering av information minskar och man sparar den tid som går åt till att reda ut fel.
Strukturerad information om ekonomiförvaltningen, dvs. information i maskinläsbar form, ger betydande inbesparingar. Till exempel kan olika ekonomi- och myndighetsrapporter skapas automatiskt utifrån en nätfaktura eller ett eKvitto. Det går enkelt, snabbt och säkert att dela ekonomisk information med andra företag, tjänsteleverantörer eller myndigheter. Problem på grund av pappersverifikat som tappas bort eller kommer i fel händer samt fördröjningar på grund av transport av verifikat försvinner.
Att införa strukturerade kvitton har uppskattats gynna företagen med över 600 miljoner euro per år i och med att det manuella arbetet minskar. Myndighetsrapporteringen skulle i fortsättningen kunna vara enklare i företagen, eftersom rapporteringen skulle ske nästan automatiskt eller helt automatiskt.
När informationen på fakturor och kvitton rör sig i strukturerad och elektronisk form kan den användas direkt också i företagets eget system. Till exempel är uppdaterad kassa- och lagerhantering möjlig även för de minsta företagen. Företagen kan utveckla sin verksamhet, lättare söka finansiering för sina investeringar och växa.
Automatisk behandling av ekonomisk information möjliggör också omfattande utveckling av nya digitala tjänster inom ekonomiförvaltningen.
Företagen och den offentliga förvaltningen kan fatta bättre beslut, då besluten grundar sig på korrekt och aktuell ekonomisk information. Det kommer också att vara säkrare att ingå avtal med nya partner. Företagen erbjuds tjänster med vilka de enkelt kan kontrollera sina partners registreringar, deras ekonomiska situation och att de har betalat skatter och andra förpliktelser.
Att göra affärer med företag som är verksamma inom EU blir smidigare när internationella standarder för verifikat införs på området. Med hjälp av dem säkerställer man att de tekniska lösningarna är interoperabla.