Laskutuksen ympärillä on tapahtunut paljon 2000-luvun alusta lähtien. Verkkolaskutuksen yleistyminen on muuttanut toimintatapoja ja kiistatta tuonut säästöjä. Matka on ollut pitkä, mutta alamme Suomessa olla erinomaisella tasolla. Valtiolla esimerkiksi vuonna 2023 98 % saapuvista laskuista oli jo verkkolaskuja ja laskuista 68 % oli Eurooppa-normin mukaisia. Jokaisen yrityksen on helppo hankkia itselleen verkkolaskuosoite olemassa olevan verkon ansiosta.
Mielestäni hankintoja ja laskutusta ei ylipäätään kannattaisi erottaa liikaa omiksi kokonaisuuksikseen. Ne ovat osa yhtä ja samaa päivittäistä liiketoiminnan dokumenttien ketjua. Samoin kun on siirrytty yksittäisen organisaation optimoinnista toimitusketjujen johtamiseen, tulisi myös koko hankinnasta maksuun prosessin digitalisoimista miettiä kokonaisuutena yksittäisten dokumenttien sijaan.
Hankintojen sähköistäminen etenee
Hankintojen sähköistämisen osalta olemme vielä alkutaipaleella. Toki EDI -ja portaaliratkaisuja on olemassa, mutta näissä ei puhuta yhtenäisestä verkosta, johon olisi kenen tahansa helppo liittyä. Nykyiset ratkaisut ovat rakennettu pitkälti isojen toimijoiden ympärille eivätkä ne ole välttämättä keskenään yhteensopivia. Pahimmissa skenaarioissa yrittäjä voi joutua käyttämään jopa 17 eri portaalia digitaaliseen viestimiseen. Ei ihan optimaalinen tilanne.
Viime vuosina on tapahtunut paljon hankintojen sähköistämistä tukevia asioita. EU:n vahvasti edistämän kansainvälisen Peppol -standardin ansiosta meidän ei onneksi tarvitse määritellä hankinnan dokumentteja ja prosesseja tyhjästä vaan voimme nojautua jo tehtyyn työhön. Tämä on merkittävä ero kun ajattelemme esimerkiksi alkutaipaletta verkkolaskutuksen saralla. Peppol on verkosto, jonka kautta voi välittää sähköisiä katalogeja, tilauksia, laskuja ja jatkossa myös logistiikan dokumentteja.
Yrityksen digitalous -hankkeessa on edistetty hankintojen sähköistämistä vauhdittamalla Peppol-verkoston käyttöönottoa Suomessa. Koska sähköisten toimintamallien hyödyt ovat suuret, ottaa Valtio käyttöönsä Peppol tilaus- ja tilausvahvistukset 1.4.2024 alkaen. Valtion taloushallinnon palvelukeskus Palkeilla onkin täydessä vauhdissa valtion tilaus- ja ostolaskujen käsittelyjärjestämä Handin kehitystyö Peppol -yhteensopivuuden osalta.
Rakennusteollisuus edelläkävijänä
Valtion lisäksi hyvänä esimerkkinä sähköisen hankinnan edistämisestä Peppolin avulla voidaan nostaa rakennusteollisuus. Rakentamisen palveluyhtiö Fira, rakennustuotevalmistaja Saint-Gobain, Onninen, Peppol -palveluntarjoajat Visma Solutions ja DBE Core ovat selvittäneet Yrityksen digitaloushankkeen tukeman kokeilun kautta kuinka hyvin Peppol vastaa rakennusteollisuuden vaatimuksiin. 19.4 järjestetyssä simulaatiotilaisuudessa esiteltiin kokeilun tekninen toimivuus, jossa katalogeja, tilauksia, tilausvahvistuksia, tilauksen muutoksia ja lähetysilmoituksia lähetettiin Peppol-testiverkossa. Kokeilu huipentuu 10.5. järjestettävään kaikille avoimeen työpajaan, jossa puretaan kokeilun kokemukset ja keskustellaan sähköisten hankintojen edistämisestä. Tulehan sinäkin mukaan keskustelemaan.
9.5. järjestettävässä ValtioExpossa sähköiset hankinnat ja Peppol ovat myös esillä. Olen keskustelemassa aiheesta Palkeiden Sinikka Ollikaisen kanssa otsikolla ”10 kuukautta aikaa virittää virasto Peppol-taajuudelle!”. Käymme läpi Handi-järjestelmän muutostöitä ja sähköisen hankinnan hyötyjä. Sähköisen hankinnan tarkkaa rahallista hyötyä on toki vaikea arvioida, mutta ajatellaanpa asiaa näin päin: Haluaisitko siirtyä verkkolaskutuksesta takaisin paperilaskutukseen ja millainen ruljanssi siitä seuraisi? On kuitenkin arvioitu, että Suomen tasolla sähköisten hankintasanomien käyttöönoton säästöpotentiaali liikkuu viiden miljardin euron tasolla. Merkittävästä muutoksesta on siis jälleen kyse.