Pozdavy z Prahy!
Vuotuinen E-invoicing Exchange Summit pidettiin tänä vuonna historiallisessa ja kauniissa Prahassa. Onneksi itä- ja keski-Eurooppaa vaivanneet sateet ja tulvat olivat jo suurelta osin ohitse Prahassa ja kolmipäiväinen seminaari saatiin vietyä läpi iloisissa ja aurinkoisissa merkeissä. Kolmeen päivään saatiin pakattua huikea määrä informaatiota, erinomaisia keskusteluja, sovittua jatkotapaamisia sekä tietenkin myös nähdä tuttuja eri maista ja organisaatioista.
Viime vuonna Dublinissa Suomella oli oma esityksensä, ja tänä vuonna saimme kunnian olla osana Viron RTE-hankkeen työpajaryhmää, jossa meillä oli tehtävänä alustaa verkkolaskun datankäyttöä sekä luoda näkökulmia myös hankintaprosessin vaiheisiin ennen ja jälkeen laskun. Työpaja avasi seminaarin, ja paikalla oli paljon eri maiden julkishallinnon edustajia sekä palveluntarjoajia.
Työpajassa käsiteltiin kolmea kokonaisuutta. Ensin pidettiin lyhyt alustus ja tämän jälkeen keskusteltiin viidessä pienryhmässä. Aiheet ja keskeiset nostot niihin olivat:
- Kuinka parantaa tiedon laatua?
- Datan standardointi
- Yhden kerran periaatteen implementointi
- Yritysten identiteettien kehitys ja käyttöönotto
- Datan liikkuvuuteen tulee panostaa
2. Mitä tarvitaan tiedon automaattiseen jakeluun ja mitä viranomaisten tulisi vaatia laskuilta?
- Datan standardointi
- Master- ja transaktiodatan laajempaa käyttöä
- Validaatiosääntöjen käyttöönotto
- Koko hankintaketjun datan hyödyntäminen
- Yhteentoimivuus IT-järjestelmien välillä ja/tai Peppolin käyttöönotto
- Datan minimisisällön määrittely viranomaisraportoinnissa
3. Millaisia uusia sähköisiä palveluita viranomaisten tulisi tarjota?
- Automatisoituja lakien omaksumisia, jos jokin muuttuu
- Sisällöntuotto sähköisiin lompakoihin
- Ennakoivaa raportointia (esitäytettyjä raportteja, tilastoja)
- Reaaliaikaista hankintaketjun hallintaa
- Julkisella rahalla tulee tuottaa tukevia prosesseja ja palveluita. Markkina hoitaa kehityksen. Julkinen sektori on kaikkien kumppani, ei kilpailija
Nostoista erottautuu tarve kokonaisprosessin kehittämiseen, tiedon laajempaan käyttöön eri prosesseissa ja käytettävän tiedon standardointiin.
Viranomaisilta toivottiin sekä ohjausta, että viranomaishallittuja palveluita jotka mahdollistaisivat laajemman sähköistymisen. Tällaisia palveluita voisivat olla esimerkiksi tunnistautumiseen ja yrityksen identiteettiin liittyvät palvelut.
Euroopassa puhututtaa mandaatit ja yhteentoimivuus yli rajojen
Hallitsevana teemana seminaarissa oli vähemmän yllättäen VAT in the Digital Age, eli ViDA. Vaikka direktiivin etenemisessä on ollut haasteita, yleinen sanoma oli se, että direktiivin osalta on enää kysymys siitä milloin se tulee, kuin että tuleeko sitä lainkaan. ViDA-direktiivi tuo mukanaan siirtymäaikoja, mutta yksi keskeinen muutos tulee voimaan heti: mahdollisuus luoda kansallinen lainsäädäntö ilman Euroopan komission poikkeuslupamenettelyä.
Useammassa esityksessä sanottiinkin: Don’t wait, act now!
Erilaisia verkkolasku- ja digitaalisen raportoinnin lakeja on aloitettu valmistelemaan Euroopassa, ja verkkolasku tulee olemaan Euroopan markkina-alueella laajasti käytössä ennen vuotta 2030. Tämä tarkoittaa sitä, että verkkolaskusanomien välitykseen ja yhteentoimivuuteen tulee panostaa jokaisessa Euroopan maassa. Euroopassa on ollut vallassa vahva ajatus siitä, että digitaalinen raportointi (DRR) ja verkkolaskutus eivät kulkisi käsi kädessä, vaan ovat toisistaan irrallisia kokonaisuuksia. Useassa tapauksessa näillä on kuitenkin vahva linkki, eli samaan lainsäädäntöön kirjataan pakollinen verkkolaskujen käyttö, sekä tiedon käyttö raportoinnissa.
Useita puheenvuoroja pidettiin myös Peppolista ja ylipäätään rajat ylittävästä laskutuksesta, sekä siitä kuinka suljetuista ympäristöistä päästäisiin avoimempaan maailmaan. Yhteentoimivuutta tullaan tarvitsemaan viimeistään ViDA:n vaatimuksesta raportoida rajat ylittävää laskutusta. Kun verkkolasku nyt lyö itseään kauttaaltaan läpi Euroopassa sekä muualla maailmassa, tulee meidän varmistaa helppo kommunikaatio maiden välillä ilman poikkeuksia ainakin omalta osaltamme, koska kaikkeen emme pysty tietenkään vaikuttamaan. Seuraavan kymmenen vuoden ajan on varmasti eri maissa kansallisia erityispiirteitä ja harmaita hiuksia tekeviä ratkaisuja, mutta yleinen ilmapiiri oli myönteinen harmonisaatioon ja yhdenmukaisiin toimintatapoihin viittaava.
Suomen rooli
Meillä Suomessa on hyvä tilanne, sillä meillä hankalimmat stepit on jo otettu ja verkkolasku on laajasti käytössä. Tästä on hyötyä, kun voimme viedä osaamistamme erilaisiin työryhmiin ja tuoda näkemyksiämme, havaintojamme ja tahtotilaamme esiin sekä vaikuttaa siihen, miltä maailma digitaalisen raportoinnin aikaan voisi näyttää. Meitä kyllä kuunnellaan, koska meillä on pitkä kokemus alalta.
Kuitenkin meidän on hyvä valmistautua kansainvälistymiseen varmistamalla, että voimme täyttää kaikki tarvittavat vaatimukset digitaalisen raportoinnin osalta niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Tällä hetkellä yleinen kansainvälinen näkemys on, että avain tähän olisi Peppol. Peppoliin suunniteltua viiden kulman mallia on ihasteltu aina Japania myöten. Samaa mallia testattiin myös Nordic Smart Government -hankkeen kokeilussa.
Yhteenvetona voisin todeta, että Suomi on tehnyt erinomaista työtä vuosien varrella, mahdollistaen yhdessä muiden pohjoismaiden kanssa toimivan ekosysteemin, jota nyt täytyy miettiä tulevaisuuden tarpeita vasten. Maailma sähköistyy ja avautuu, eikä meidän ole hyvä jäädä omaan nurkkaan, koska siellä nurkassa voi olla yksinäistä.
Christian Ridder, E-invoicing Exchange Summitin puheenvuoroista muodostettu piirros