Digitaalisuus on hype-sana, joka on jo käytössä paljon kulunut. Tilauksen prosesseissa digitaalisuudessa on kyse kuitenkin käytännön asioista, jotka tulevat vaikuttamaan lähivuosina monien päivittäisiin työtehtäviin, helpottavalla tavalla.
Suomi on laskujen digitalisoinnissa, eli verkkolaskutuksessa, maailman kärkimaa 92 % digitalisaatioasteella. Nautimme joka vuosi huomattavista kustannussäästöistä, kun laskuja ei enää lähetetä paperilla postitse tai sähköpostien liitetiedostoina, mukamas digitaalisessa muodossa. Kun lasku kulkee automaattisesti nappia painamalla järjestelmästä toiseen, niiden käsittely helpottuu huomattavasti, virheiden määrä vähenee ja maksut tulevat perille ajallaan. Lisäksi henkilöstö voi keskittyä varsinaisiin työtehtäviinsä paremmin, kun heidän ei tarvitse käsin kopioida laskujen tietoja järjestelmiin.
Tilausprosesseissa olemme valitettavasti vielä hyvin kaukana tästä tilasta. Yrityksen digitaloushankkeen pyynnöstä tehdyn arvion mukaan tilausprosesseihin kuluvan työn arvo on Suomessa noin 2,7 miljardia euroa joka ikinen vuosi. Kyseessä on siis huomattava määrä työtä, joka voitaisiin käyttää digitalisaation myötä muihin tehtäviin. Tällä on vaikutusta jo maamme kilpailukykyyn.
Rakennusteollisuus ei ole tilausten digitalisaation osalta poikkeus. Rakentamisen palveluyhtiö Fira, Onninen, Saint-Gobain, Peppol operaattorin DBE Core ja Visma Solutions tarttuivat haasteeseen ja lähtivät kokeilemaan yhdessä Yrityksen digitaloushankkeen kanssa, kuinka digitaalinen tilaaminen istuu rakennusteollisuuden tarpeisiin.
Kokeilu eteni kolmessa vaiheessa:
- Fira, Onninen ja Saint-Gobain kävivät yhdessä työpajoissa läpi heidän tilauksensa prosesseihin liittyvien dokumenttien tietotarpeita. Millaista tietoa tilauksilla tulee olla? Täyttävätkö kansainvälisesti käytetyn Peppol-standardin dokumentit nämä tarpeet?
- Työpajojen perusteella muodostettiin koreografia, eli suunniteltiin miten esimerkkikatalogit, tilaukset, tilausvahvistukset, tilauksen muutokset, ja lähetysilmoitukset liikkuvat osapuolten välillä ja millaisella tietosisällöllä. Lopulta dokumenteista muodostettiin koneluettavat tiedostot, joita voi välittää Peppol-verkoston palveluntarjoajien kautta osapuolelta toiselle.
- Kolmannessa vaiheessa dokumenttien lähettäminen prosessin eri vaiheissa simuloitiin käyttämällä Peppol-testiverkkoa. Käytännössä siis koneluettavia tilaamisen dokumentteja lähetettiin digitaalisesti Peppol palveluntarjoajien välityksellä.
Kuulostaa hienolta eikö vain? Näin Peppol-viranomaisen ja Yrityksen digitaloushankkeen edustajana kyse oli vielä paljon isommasta asiasta. Kokeilun aikana rakennusteollisuuden edustajat syventyivät Peppol-standardin toimintalogiikkaan ja dokumenttien tietosisältöihin. Kokeilun yhteenvetopalaverissa kaikki osallistujat olivat sitä mieltä, että kokeilun tavoitteet oli saavutettu ja kokeilu oli onnistunut. Saimme esimerkiksi lisää tietoa siitä, miten Peppol-standardi soveltuu rakennusteollisuuden tarpeisiin ja kuinka tietoutta Peppolin tarjoamista mahdollisuuksista voi levittää käytännön esimerkkien avulla.
Peppol-viranomainen ja yrityksen digitaloushanke taas sai arvokasta tietoa siitä, miten asioita voi viedä käytännössä eteenpäin. Nykyiset ERP- tai muut tilausjärjestelmät eivät välttämättä vaadi kovinkaan suuria muutoksia, jotta niitä voisi käyttää digitaaliseen tilaamiseen Peppol-verkon kautta. Saimme myös terveisiä Peppol-standardin jatkokehitystä varten. Rakennusteollisuudelle tärkeitä tuotekoodeja kuten ETIM tai LVIS-koodeja ei vielä tunnettu Peppolin tuotekoodien listalla. Lisäksi alakohtaiset soveltamisohjeet voisivat olla oivallisia helpottamaan digitaalisen tilaamisen käyttöönottoa.